Dasar-dasar Public Relations dan Peran Fungsinya

Publlic Relations atau sering disebut dengan PR merupakan salahsatu peran dalam suatu organisasi atau instansi yang bertugas sebagai fungsi manajemen atau penggerak dalam hal manajemen organisasi atau instansi yang menggunakkan PR didalam struktur kerjanya. Selain itu, public relations juga merupakan metode komunikasi yang didalamnya mempelajari banyak hal tentang teknik komunikasi. Maka, relasi antara public relations dengan ilmu komunikasi merupakan hal yang saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. 

        Istilah pengertian public relations memiliki banyak definisi salah satunya ialah definisi daripada public relations news dalam karya Bettrand R Canfield (1964 : 4) yang telah diterjemahkan menyebutkan bahwa "public relations merupakan fungsi manajemen dimana manajemen mengevaluasi perilaku masyarakat, mengidentifikasi dan mencari tahu minat masyarakat, kemudian menyusun program dan melakasanakannya untuk mendapatkan pengertian di masyarakat". Sehingga, peran seorang public relations dalam suatu organisasi atau instansi merupakan tugas manajer yang memiliki peran dalam membentuk pengertian dari masyarakatnya baik dalam lingkup internal organisasi ataupun khalayak umum. Seorang public relations memiliki peran yang sangat penting dan dibutuhkan dalam suatu organisasi atau instansi, ditambah dengan mengatur tugas fungsi daripada manajerial perusahaan atau instansi. Addapun peran dan fungsi public relations ialah sebagai berikut :

1. Penasehat Ahli (Expert Prescriber)

    Seorang public relations dalam peran serta fungsinya sebagai penasehat atau konsultan dalam menghadapi masalah yang sedang dihadapi dalam suatu organisasi atau instansi. Seorang praktisi expert prescriber akan membantu klien mengidentifikasi masalah, mengembangkan rancangan program, dan memegang tanggung jawab penuh dalam implementasi program yang dirancang untuk mengembalikan atau menambah relasi dengan publiknya baik publik internal ataupun eksternal.

     Aplikasi praktisi public relation sebagai expert prescriber dalam lingkungan kerja yaitu seorang expert prescriber public relations merupakan konsultan yang diberikan kepercayaan untuk memberikan masukan atau nasihat oleh organisasi dalam suatu organisasi internal maupun dipercaya untuk membantu organisasi lainnya. Bentuk daripada seorang praktisi expert prescriber public relations dapat berupa komunitas atau perusahaan public relations yang menawarkan jasanya sebagai penasihat dan perancang untuk menyelesaikan masalah suatu organisasi. Contoh : Konsultan Handayani merupakan perusahaan yang menawarkan jasa untuk memecahkan masalah perusahaan lain. Suatu ketika, Ayas water merupakan perusahaan air mineral sedang mengalami masalah dengan konsumennya. Sehingga, membuat perusahaan air mineral membutuhkan seorang praktisi publlic relations dan perusahaan tersebut mengundang Konsultan Handayani untuk membantu dalam perencanaan dan penyelesaian masalah. 

2. Fasilitator Komunikasi (Communication Fasilitator) 

    Seorang public relations memiliki peran dan fungsi sebgaia fasilitator komunikasi dimana ia berperan sebagai pendengar yang baik dan sebagai penyedia informasi. fungsi praktis fasililtator komunikasi ialah sebagai penghubung, intrepeter, dan mediator antara organisasi dengan publiknya. Peran ini mengambil sistem komunikasi dua arah serta memfasilitasi pertukaran informasi dengan menciptakan serta memelihara media komunikasi yang diperlukan. Contohnya yaitu Tanglo merupakan perusahaan produk makanan yang memiliki staff ahli public relations didalamnya. PR perusahaan Tanglo bekerja sebagai penyedia informasi dan juga bertugas dalam melaporkan survey opini publik tentang produk Tanglo. Dalam hal penyedia informasi PR Tanglo menjaga dan memberikan informasi kepada setiap orang di perusahaan sesuai dengan kebijakan daripada informasinya. Selain itu, ketika perusahaan Tanglo di undang oleh perusahaan lain untuk menghadiri suatu pertemuan maka fasilitator komunikasi PR memiliki tanggung jawab untuk menghadirinya. 

3. Fasilitator Proses Pemecahan Masalah (Problem Solving Process Fasilitator) 

     Public relations sebagai seorang problem solver bekerja sama dengan manajer perusahaan dalam mengatasi masalah yang sedang di hadapi organisasi atau perusahaan. Dalam hal ini seorang public relations sebagai tim strategis dalam menunjukkan keterampilan dan nilai diri dalam memecahkan masalah bersama manajer. Hal ini dimaksudkan untuk membantu pimpinan organisasi sebagai penasihat (adviser), tim penyusun dan pelaksana strategi, dan juga sebagai pengambil keputusan atau eksekusi tindakan dalam menghadapi krisis atau persoalan yang sedang dihadapi.

   Problem solver PR bekerjasama dengan manajer, akantetapi semua pertimbangan dalam hal keputusan berada pada pihak direktur atau owner perusahaan bersamaan dengan manajer. Sehingga PR dalam hal ini memberikan peran aktif manajer dalam menangani persoalan yang dihadapi. Contoh : Perusahaan Tanglo memiliki masalah dengan konsumennya, sehingga produk Tanglo mengalami penurunan dalam penjualannya. Kemudian, PR dan manajer Tanglo bekerja sama untuk mengatasi masalah persoalan tersebut. PR dan manajer mengidentifikasi masalah yang ada, kemudian setelah di identifikasi mereka bekerja sama menyusun alternatif penyelesaian masalah dengan berbgai perencanaan-perencanaan yang dibuat, kemudian manajer bersama direktur mengeksekusi perencanaan dan PR bertugas sebagai tim dalam membantu kesuksesan dalam perencanaan yang telah disusun bersama manajer. 

4. Teknisi Komunikasi (Communication Technician)

      Fungsi dan peran public relation sebagai teknisi komunikasi atau communication technician ialah sebagai penyedia layanan teknis komunikasi. Pada umumnya keseharian PR sebagai ialah pelaksana apa yang diperintahkan oleh atasan, seperti : mengedit, menulis, membuat press release, membuat website, annual report, membuat pidato, dan peerjaan teknis lainnya. Kompetensi yang ada dalam PR sebagai teknisi komunikasi ialah kreatif, terampil dalam mengerjakan berbagai hal yang bersifat teknis, serta berani dalam melakukan tindakan. 

     Public relation dalam teknisi komunikasi berperan hanya sebagai pekerja dalam hal teknis, dan tidak terlibat dalam proses pengambilan keputusan. Contoh aplikasi PR sebagai seorang teknisi komunikasi : Perusahaan Tanglo sebagai perusahaan makanan ringan ingin mempromosikan barangnya serta bekerjasama dengan perusahaan atau toko-toko. Kemudian, direktur utama perusahaan Tanglo memerintahkan staff public relationsnya untuk menggarap pencetakan brosur dan pamflet. PR disini juga bekerja sebagai desainer dan fotografi untuk sarana promosi produk Tanglo. Selain melakukan dengan brosur dan pamflet, PR juga bertugas membuat press release dan bekerja sama dengan beberapa media massa untuk sarana promosi dan mengenalkan produk Tanglo kepada publik untuk menambah konsumen dan loyalitas perusahaan Tanglo. 

Referensi : 

Ayu, Diana Raden. 2017. “Apa saja peran dan fungsi public relations dalam sebuah organisasi”. Sumber dari internet https://www.dictio.id/t/apa-saja-peran-dan-fungsi-public-relations-dalam-sebuah-organisasi/8197 diakses pada 12 September 2018. 

Salim, Muhamad. 2013. “Public Relations”. Sumber dari internet http://serbamakalah.blogspot.com/2013/02/public-relation.html diakses pada 12 September 2018.